河北地质大学文件

校发〔2025〕44号

河北地质大学

关于印发《河北地质大学合同管理办法》的通知

校属各单位：

《河北地质大学合同管理办法》已经校长办公会研究通过，现印发给你们，请认真贯彻执行。

河北地质大学

2025年5月19日

河北地质大学合同管理办法

第一章总则

第一条 为加强学校合同管理工作，推进依法治校，防范法律风险，维护合法权益，依据《中华人民共和国民法典》等法律法规，结合学校实际，制定本办法。

第二条 本办法所称合同，是指以学校为一方主体与自然人、法人、非法人组织设立、变更、终止民事法律关系的书面协议，包括合同书、协议书，以及备忘录、确认书、承诺函等具有法律效力的其他文件。

一般框架性合作协议不在本办法效力范围之内，但约定学校权利义务或可能承担法律责任的除外。

以学校所属内设机构的名义对外签订合同，并且约定内设机构权利义务或可能承担法律责任的，属于本办法所称合同。

第三条 合同管理遵循防范风险和责权利相统一的原则，实行“统一指导、归口管理、分类审批、各负其责”的工作机制。

第四条 未经审批或授权，任何单位和个人不得以学校名义或学校所属内设机构的名义对外签订合同。任何单位和个人不得超越审批、授权权限签订合同。

第二章合同的管理机构与职责

第五条 学校合同事务由综合管理部门、归口管理部门、监督审查部门和合同承办部门依各自权责进行管理。

第六条 党委办公室（校长办公室）是合同事务的综合管理部门，主要职责如下：

（一）制定、完善学校合同管理的基本规章制度；

（二）负责学校合同管理的指导、检查及评估；

（三）负责学校合同印章的刻制、管理及使用；

（四）负责对合同进行法律审核，依法提出法律意见；

（五）协调、指导归口管理部门、合同承办部门处理合同纠纷和涉法涉诉事务；

（六）审查、指导归口管理部门起草、修改合同范本；

（七）制定合同的编号规则，负责对完成审批流程的合同进行备案与归档；

（八）完成学校交办的涉及合同管理的其他工作。

第七条 合同归口管理部门是对业务主管范围内的合同进行管理的部门，主要职责如下：

（一）制定本部门合同管理细则和工作流程；

（二）负责业务主管范围内的合同审核管理工作；

（三）指导、监督合同承办部门做好合同订立、履行、变更、解除、终止、争议纠纷处理等工作；

（四）草拟、修改和完善业务主管范围内各类合同范本。

第八条 合同归口管理部门对合同的管理分工如下：

（一）人力资源处（党委教师工作部）负责管理人力资源类、劳务外包类合同及其职能范围内的有关合同；

（二）教务处负责管理国内全日制本科生人才培养合同、考试服务类合同及其职能范围内的有关合同；

（三）科技处负责管理科研合作合同、科研服务合同、科技成果转化类合同及其职能范围内的有关合同；

（四）财务处负责管理金融合同、其他创收收入合同及其职能范围内的有关合同；

（五）校园规划建设处负责管理基建工程项目合同及其职能范围内的有关合同；

（六）国有资产管理处负责管理商品物资、设备、服务、应急及维修工程等采购合同，资产租赁合同，对外投资合同及其职能范围内的有关合同；

（七）发展规划处负责管理国内战略合作类项目合同及其职能范围内的有关合同；

（八）国际交流合作处（港澳台工作办公室）负责管理中外合作办学项目合同、涉外人才培养合同、涉外培训合同、对外合作项目管理合同及其职能范围内的有关合同；

（九）研究生学院负责管理研究生人才培养合同及其职能范围内的有关合同；

（十）继续教育学院负责管理国内非全日制本科生人才培养合同、国内培训合同及其职能范围内的有关合同；

（十一）教育发展基金会负责管理学校接受捐赠合同及其职能范围内的有关合同。

以上合同归口管理部门之外的合同，或合同内容涉及两个或两个以上归口管理部门的，根据合同性质或主要条款确定具体归口管理部门。

对合同归口管理部门有争议的，由各相关部门协商确定；协商不成的，由党委办公室（校长办公室）确定。被确定的合同归口管理部门有异议的，可以向分管校领导提出并交由校长办公会或党委常委会研究决定，但在明确新的合同归口管理部门之前，该合同归口管理部门继续负责管理。

第九条 财务处、审计处是合同事务的监督审查部门，主要职责如下：

（一）财务处负责对合同中有关财务收支、税务等相关条款进行审查并出具审查意见。审查包括但不限于合同经费是否列入预算计划，资金拨付和使用等事项是否符合国家及本单位财务管理有关规定；按照合同约定监督合同财务收支的执行情况，审查经济效益是否达到预期目标；防范由合同引发的财务风险等。

（二）审计处负责加强合同管理事前审计，对相关合同开展抽查审计；对重大合同的内容、形式进行审计监督，并提出审查意见，对相应风险进行提示等。

第十条 合同承办部门是合同事务的具体责任单位，主要职责如下：

（一）负责调查合同相对方的主体资格、资信状况、经营范围、履约能力、经济实力、社会信誉、委托代理权限等；

（二）对合同进行可行性论证和风险评估，审核合同的标的、数量、履行期限、权利义务等；

（三）负责合同洽谈、文本起草，将合同文本及相关材料提请审批；

（四）负责合同的具体执行工作，跟踪掌握合同的履行情况，及时向学校汇报合同履行过程中发现的问题和潜在风险，提出解决意见和建议；

（五）负责妥善处理合同履行中发生的纠纷；

（六）负责合同验收的相关工作；

（七）负责收集保管合同订立及履行过程中形成的有关文件资料，并将合同档案及时归档。

第十一条 合同承办部门负责人或分管的主要负责人是合同承办工作的第一责任人，对合同承办事项负主要责任。合同承办人对所承办合同事项负直接责任。

合同承办人因岗位调整、离（退）休等原因不再承办合同事项的，承办部门必须指定新的承办人。原合同承办人应办理合同事项、资料交接，新合同承办人应及时接收。

合同综合管理部门、归口管理部门和监督审查部门在其职权范围内承担相应的管理、审查责任。

合同签订的审批人，依据各自权限在合同管理中承担主要领导责任。

第三章合同的起草与订立

第十二条 合同承办部门起草合同时，应在遵循公平原则的基础上，就合同事项与合同相对方进行充分谈判、协商，确保合同条款合法合规，切实维护学校利益。

对于影响重大、交易金额在10万元及以上、专业技术或法律关系复杂的合同，合同承办部门应当组织法律、技术、财务等专业人员参与谈判，相关部门参与会商。

第十三条 合同承办部门起草合同时，应当优先选用学校合同范本。法律法规规定采用标准或示范合同文本的，按照相关规定执行，对涉及权利义务关系的条款应进行认真审查，并根据实际情况进行适当修改。

第十四条 合同一般包括但不限于以下条款：

（一）当事人的名称、住所地或通讯地址，法定代表人姓名、职务，委托代理人姓名、职务、联系方式等；

（二）标的，包括种类、数量、质量等要求；

（三）价款及其支付，包括计算方法、支付进度、结算方式等。对需审计的合同，需明确按照审计后的最终金额付款的内容；

（四）履行期限、进度要求、地点和方式，其中履行期限最长不得超过五年；

（五）验收标准及方法；

（六）违约责任，包括违约金或赔偿金的计算方法等；

（七）合同的变更和解除，解决争议的方法。合同约定仲裁条款的，应尽可能约定学校所在地仲裁委员会仲裁。合同约定诉讼管辖的，应尽可能约定合同事项所在校区的所在地法院管辖，但法律规定执行专属管辖的除外。涉外合同应约定法律适用条款，并尽可能约定适用我国法律；

（八）其他根据合同的种类、标的应当具备的条款，包括合同正副本的份数、补充协议和附件的效力、合同是否公证或见证、合同中的定义条款（名词和术语的解释）、合同的生效条件、风险的承担和收益的分成、知识产权的归属、技术或商业秘密的保护、合同的有效期限等；

（九）合同签订的时间地点。

第十五条 合同各方签署的单位名称（包括印章）应与合同首部确定的合同主体保持一致。合同相对方由授权代表签署合同的，合同承办部门应要求对方提供加盖公章的法人授权书，明确授权范围与期限。

合同引言、合同签署页未写明合同订立时间的，签署合同时，应一并签署日期。

第十六条 合同的末页载有合同正文条款时，应在正文结束之处标明“下无正文”字样；如合同末页无正文条款的，应当标明“此页无正文，为XX合同签字盖章页”字样。

第十七条 学校禁止倒签合同，即在合同签订生效之前已经开始实际履行，在履行过程中或履行完毕之后补签合同。

抢险抢修、应急救灾等特殊情况，或因其他特殊原因需倒签合同的，合同承办部门应出具合理的情况说明，经所在单位主要负责人及分管校领导签字审定后，在合同审批时作为附件上传。

第四章合同的审批

第十八条 学校建立合同管理系统。各类合同须通过管理系统审批通过后方可签订；各审核部门应分工协作、各负其责，及时审核相关材料，切实维护学校权益。

第十九条 签订合同应履行下列审批程序：

（一）合同承办部门起草合同后，报送合同归口管理部门审核；合同内容涉及多个职能部门的，由合同主要承办部门协调各相关部门会签后再提请归口管理部门审核。

（二）合同归口管理部门审核通过后，分别提交财务处、党委办公室（校长办公室）进行审查；审查通过后，报合同承办部门分管校领导审批；审批通过后，报法定代表人委托授权的分管归口管理部门的校领导审批后，签订合同，加盖学校合同专用章。其中，通过政府采购项目和招标项目的合同，应履行《河北地质大学采购与招标管理办法》相关要求，并由分管国有资产管理的校领导加批；基建招标项目合同，须由分管校园规划建设的校领导加批。

合同内容涉及“三重一大”等重要事项的，应按照《中共河北地质大学委员会常务委员会会议议事规则》《河北地质大学校长办公会议议事规则》相关规定提交校长办公会或党委常委会研究决定，由法定代表人审批后，签订合同，加盖学校合同专用章。

如因法律规定或者客观要求，合同需要加盖学校公章的，应在申请用印时作出说明。

第二十条 合同归口管理部门、监督审查部门应在收到送审材料3个工作日内完成审查，作出通过审查、建议修改或不予通过的明确结论。遇重大合同事项或其他特殊情况，需出具相关审查意见书时，可适当延长审查期限。

建议修改或不予通过的合同，相关部门应明确告知合同承办部门不予通过的理由和修改意见；对送审材料不完备的，应明确告知补交材料内容，审查时限自重新收到送审材料之日起计算。

第二十一条 合同承办部门应当充分尊重审查意见，根据意见进行修改完善。未采纳修改意见的，应向相关部门书面说明理由，再次提交审批。

第五章合同的履行、变更与终止

第二十二条 合同生效后，除法律另有明文规定或合同有约定外，不得擅自改变或转让合同权利、义务，不得擅自同意合同相对人改变或转让合同权利、义务。

第二十三条 建立合同履行审查制度。合同承办部门要及时跟踪掌握合同履行情况；合同归口管理部门要定期审查合同履行情况，督办合同承办部门及时履行合同，并于每年12月向党委办公室（校长办公室）报送未履行合同清单及原因；党委办公室（校长办公室）及时向学校汇报合同履行情况审查结果，提出解决意见和建议，督办合同承办部门及时履行合同。

第二十四条 合同承办部门在履行合同过程中，发生以下情况时，应及时向合同归口管理部门、分管校领导汇报，协调解决合同履行中遇到的问题，保证合同得到全面、正确、及时履行，维护学校的合法权益：

（一）合同签订的基础条件（指合同立项依据、法律依据、政策基础或预算构成等足以影响合同签订与否的重要因素）已经发生变化的；

（二）对方当事人要求变更合同主体或合同条款的；

（三）对方对合同的成立及有效性提出质疑的；

（四）合同相对方拒绝履行合同，或要求解除合同的；

（五）合同相对方发生违约行为，或有合理的理由认为其将发生违约行为的；

（六）我方无法履行合同的；

（七）我方已经或将要发生违约行为的；

（八）合同相对方对我方的合同履行提出异议或要求我方承担责任的；

（九）发生不可抗力明显影响合同履行的；

（十）合同履行发生其他争议的。

第二十五条 补充、变更或者终止合同，应当符合法定或约定的条件。合同承办部门应及时向合同归口管理部门、分管校领导汇报，并经原合同审批程序批准后，方能向相关合同相对人发出或签收确认改变合同权利义务的书面凭证；补充、变更或终止合同提请审批时，应出具情况说明。

第二十六条 财务处办理结算业务并进行账务处理时应审核合同有关条款；对需审计的合同，按照审计处审定金额付款。未按合同条款履约或应签订书面合同而未签订的，财务处有权拒绝付款，并及时向合同归口管理部门通报。

第二十七条 合同的续签视为新合同的签订，需按本办法规定重新审批。

第六章合同的纠纷处理

第二十八条 发生合同纠纷时，由合同承办部门牵头应对纠纷。学校需向合同相对方主张权益的，应在法律规定的诉讼时效内提起仲裁或诉讼，或通过向合同相对方发送主张权益的函件，中断诉讼时效，同时应通过各种方式避免损失扩大。

因合同纠纷引发仲裁或诉讼的，合同承办部门应及时向合同归口管理部门、分管校领导汇报，同时应迅速收集有关证据，研究应对的对策和方案，及时依法应对，稳妥解决纠纷，不得无故拖延。

第二十九条 合同纠纷处理完毕，合同承办部门应形成书面合同纠纷处理结果报告，说明纠纷处理的过程和结果，对发生纠纷的原因做出分析，对未来拟采取的风险防控措施提出建议。

第七章合同的备案与归档

第三十条 党委办公室（校长办公室）对合同实行统一编号管理，合同编号由合同管理系统自动生成。同时，建立合同登记管理台账，对合同文本（含补充协议）进行整理、立卷，按年度报档案馆归档。

合同相对人单方出具的涉及学校权利义务或可能承担法律责任的确认书、承诺函等文件，纳入合同归档管理，接收文件的部门应及时提交党委办公室（校长办公室）归档。

第三十一条 合同承办部门应当建立合同档案台账，收集和保管合同履行过程中的相关文件资料，包括但不限于：合同可行性研究报告、对方当事人资质材料、校内审查文件、会议纪要、交货凭证、验收文件、往来函件、数据电文、合同涉诉文件（特别是人民法院、仲裁机构裁判文书）等。因财务报销等原因，合同承办部门未留取原件的，应使用与原件一致的复印件归档，并标注原件存放情况。

第八章合同的监督检查与责任追究

第三十二条 纪委办公室（监察办公室）根据有关规定，对涉及合同的管理、审查部门的履职情况进行监督，对执行合同工作过程中廉洁风险较高的环节有权派员监督。对学校合同管理情况开展专项检查，提出纪检、监察建议，并督促整改。

第三十三条 有下列情形之一，学校视情节轻重，追究相关责任人的纪律责任和法律责任；涉嫌犯罪的，移送司法机关处理：

（一）未经授权或超出授权范围，擅自对外签订合同的；

（二）提供虚假资料或者虚构事实订立合同的；

（三）未按本办法规定履行相应审批流程，擅自对外签订合同的；

（四）应当签订书面合同而未签订的；

（五）将标的额拆分或以其他方式规避审查的；

（六）玩忽职守，疏忽大意，未按规定履行职责，致使学校利益遭受损失的；

（七）丢失、隐匿、篡改或擅自销毁合同及相关材料的；

（八）未按本办法规定擅自变更或解除合同的；

（九）发现合同异常，隐瞒情况、不及时汇报或不及时采取措施的；

（十）未及时妥善处理合同纠纷，或者擅自放弃权利，导致学校利益遭受损失的；

（十一）收受贿赂或与他人恶意串通利用合同谋取利益，损害学校合法权益的；

（十二）因故意或重大过失泄露学校合同所涉及的秘密事项和内部工作事项的；

（十三）其他违反法律法规和学校相关规定的行为。

第九章附则

第三十四条 本办法由党委办公室（校长办公室）负责解释。

第三十五条 本办法自发布之日起正式施行，原《河北地质大学合同管理办法（试行）》（冀地大〔2018〕264号）同时废止。